Projektowanie procesów z wykorzystaniem myślenia projektowego - po prostu inaczej, po prostu skutecznie
Projektowanie procesów z wykorzystaniem myślenia projektowego - po prostu inaczej, po prostu skutecznie
Myślenie projektowe może uratować Państwa projekt procesu! Chętnie pokażę Państwu, dlaczego ratunek jest często konieczny, dokonując krótkiego interaktywnego przeglądu Państwa własnej historii projektowania procesów:
Czy kiedykolwiek koordynowali Państwo procesy? Rozmawiali Państwo z różnymi interesariuszami od początku do końca, uzgadniali różne wymagania, a następnie wdrażali je w narzędziu, przeprowadzali szkolenia, sami doświadczali całego szaleństwa i wdrażali wszystko - i czy to się udało? Czy w Pana oczach wysiłek się opłacił? Ile czasu minęło od pierwszej rozmowy do udanego wdrożenia?
Jeśli jest Pan podobny do wielu innych osób, nie chce Pan teraz znać odpowiedzi na to pytanie. Porozmawiajmy więc dziś o tym, w jaki sposób mogą Państwo sprawić, by projektowanie procesów było bardziej wydajne i skuteczne.
Dlaczego warto przemyśleć projektowanie procesów?
Z mojego doświadczenia jako konsultanta ds. procesów mogę Państwu powiedzieć: Tak, tradycyjne projektowanie procesów może wydawać się trwać wiecznie. Gdzieś zawsze pojawia się nowy interesariusz, który ma życzenia i potrzeby. Wymagania są często diametralnie różne. I bez względu na to, jaką decyzję ostatecznie podejmie Pan jako właściciel procesu, tak naprawdę nie uszczęśliwi Pan nikogo. Prowadzi to do zagmatwanych sytuacji, stanowi pożywkę dla nieudanych projektów procesów, które nikomu nie przynoszą korzyści, a ich wdrożenie zajmuje niewiarygodnie dużo czasu.
Dlatego dla odmiany proszę myśleć o projektowaniu procesów w inny sposób. Zwłaszcza w zwinnym świecie, który wymaga coraz szybszych dostosowań, musimy spojrzeć na rzeczy z innej perspektywy. Nie ulega wątpliwości, że procesy są ważne i prawidłowe. Ta świadomość powinna być również obecna w zwinnym środowisku. Bez procesów, bez jasno skoordynowanych obowiązków, bez zasad, nie ma szybkości.
Ale w jaki sposób można szybko i w skoordynowany sposób osiągnąć dobry proces? Jak można to zrobić w rozsądnych ramach czasowych? W tym miejscu wprowadzamy do gry nowego gracza: myślenie projektowe.
Myślenie projektowe jako katalizator
Myślenie projektowe jest już wykorzystywane w wielu obszarach. Czy to dobry pomysł także na projektowanie procesów? Myślę, że tak.
Przyznaję, że podejście design thinking może wydawać się nieco dziwne. W końcu działa ono w zupełnie inny sposób niż klasyczne podejście. W projektowaniu procesów zazwyczaj zaczyna się od definicji procesu i łączy kilka działań. Problemem jest poziom szczegółowości, ponieważ w miarę myślenia i dyskusji pojawia się coraz więcej specjalnych przypadków lub nowych kroków, które należy wziąć pod uwagę. Rezultatem jest złożony i trudny proces, który trudno kontrolować, ale nadal nie spełnia wymagań.
Design Thinking konsekwentnie myśli o procesie rozwoju w oparciu o założenie "Co jest naprawdę - naprawdę naprawdę - ważne?" i dlatego może być prawdziwym otwieraczem oczu.
I tak to właśnie działa: Podczas warsztatów interesariusze są gromadzeni w jednym pomieszczeniu. Wybór uczestników zależy od różnych grup użytkowników i ich wymagań dotyczących procesu. W ciągu tygodnia, wysoki poziom strumienia, wizja procesu, jest następnie rozbieżna i zbieżna coraz bardziej szczegółowo.
Rozbieżność oznacza identyfikację różnych interesariuszy, na przykład za pomocą person, i rozpoznanie ich różnych wymagań. Z drugiej strony, w przypadku konwergencji, te persony i wymagania są następnie łączone i konsolidowane na przykład za pomocą kanwy propozycji wartości lub mapowania historii użytkownika. W ten sposób myślenie projektowe przechodzi od szerszego obrazu do szczegółów i z powrotem.
Rezultatem jest prototyp procesu, który wspiera wyznaczone cele i mapuje ważne wymagania organizacji.
Przyspieszenie projektowania procesów i natychmiastowe rozpoczęcie pracy
Po pięciu dniach, niemal jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki - i w konsensusie, który bez myślenia projektowego pochłonąłby mnóstwo energii, czasu i nerwów: prototyp procesu naszych marzeń. I tak, zawiera to, co jest naprawdę ważne. Proces obejmuje struktury, które są potrzebne i unika nadmiernej dbałości o szczegóły. Nawet wymagania dotyczące implementacji narzędzia są mniej więcej ustalone, dzięki czemu można je szybko rozpocząć.
Oczywiście później trzeba jeszcze dostosować całą organizację. Warsztaty design thinking nie zastąpią szkoleń, ukierunkowanej komunikacji i całej reszty. Ale dzięki prototypowi można zacząć szybko i znacznie szybciej.
Jeśli chcą Państwo samodzielnie wypróbować projektowanie procesów z wykorzystaniem Design Thinking - zapraszamy do kontaktu! Wesprzemy Państwa w opracowaniu prototypu procesu. Prosimy skontaktować się z nami w celu uzyskania niezobowiązującej wstępnej konsultacji!
Komentarze
Brak komentarzy