Potrzebny jest plan: Jak wdrożyć ITSM, część 6

W ostatnim numerze naszej serii poświęconej wdrażaniu zarządzania usługami przyjrzeliśmy się ocenom - w tym momencie znają Państwo status quo w swojej organizacji. Wiedzą Państwo, jak dojrzałe są Państwa procesy, jakich narzędzi używają Państwo do ich wspierania, jakie umiejętności posiadają Państwa pracownicy i jaka jest obecnie kultura zarządzania. W oparciu o te ustalenia i wizję zarządzania usługami, tj. nasze cele, opracowujemy całościowy plan dla Państwa projektu zarządzania usługami. Innymi słowy: Jak dostaniemy się z tego miejsca (stan obecny) do tego miejsca (wizja na przyszłość)?

Plan powinien być weryfikowalny

Aby móc iść naprzód w ukierunkowany sposób, zespół zarządzający opracowuje plan i projekt dla kolejnych faz projektu wraz z zespołami projektowymi. Podobnie jak w przypadku oceny, planowanie ponownie obejmuje cztery podstawowe obszary:

• Procesy
• Narzędzia wspierające procesy
• Szkolenie personelu
• Zarządzanie

Jasne i jednoznaczne cele są niezbędne dla powodzenia naszego dużego projektu. Podobnie, nie możemy obejść się bez ciągłego monitorowania i mierzenia skuteczności naszych działań oraz raportowania postępów. Cele i odpowiadający im system kluczowych wskaźników wydajności SMART są warunkiem wstępnym ciągłego rejestrowania sukcesów.

SMART jest akronimem i oznacza konkretnie

• Konkretny - konkretny i jednoznaczny
• Mierzalne - mierzalne
• Osiągalny - możliwy do osiągnięcia i osoba odpowiedzialna może mieć na niego wpływ.
• Istotny - przyczynia się do osiągnięcia wizji
• Związane z czasem - z wyraźną datą docelową

Szybkie zwycięstwa jako motywujące kamienie milowe sukcesu

Jeśli wyznaczone cele spełniają te kryteria, można je wykorzystać do długoterminowego monitorowania postępów. Monitorowanie to ma być jak najbardziej przejrzyste, ponieważ widoczne korzyści mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu: ze względu na oczekiwany długi czas trwania wdrożenia zarządzania usługami niezwykle ważne jest uwzględnienie w planowaniu kroków i środków, które przynoszą widoczną wartość dodaną. Te krótko- i średnioterminowe sukcesy pomagają motywować pracowników do dalszych celów, które można osiągnąć tylko w dłuższej perspektywie. Utrzymują również wsparcie kierownictwa - ponieważ projekt, w którym małe i średnie kamienie milowe są osiągane raz za razem, zapowiada widoczną pozytywną zmianę. Jednocześnie szybkie zwycięstwa pomagają przekonać sceptyków do Państwa projektu i stale zwiększają liczbę zwolenników wśród pracowników.

Szybkie zwycięstwa muszą być doświadczane, komunikowane i odpowiednio celebrowane i nagradzane. Zwiększa to motywację po wszystkich stronach i sprawia, że wszyscy zaangażowani są świadomi tego, co już osiągnęli. Jednak szybkie, małe sukcesy nie wystarczą do osiągnięcia ogólnego sukcesu projektu w dłuższej perspektywie. Dlatego też należy upewnić się, że po osiągnięciu początkowych sukcesów, rozmach i entuzjazm zostaną wykorzystane do walki o trudniejsze cele.

Nawiasem mówiąc, Państwa organizacja przejdzie przez opisany tutaj krok PLAN kilka razy podczas wdrażania zarządzania usługami. Po nim następują kroki DO, CHECK i ACT - w ramach etapowego podejścia do projektu, aby stopniowo wprowadzać wszystkie procesy w zakresie projektu i zakotwiczyć je w organizacji. Proszę pamiętać o tym kroku!

Proszę umówić się na niewiążącą konsultację

Chcą Państwo dowiedzieć się więcej o wdrażaniu zarządzania usługami? Proszę przeczytać pozostałe części naszej serii!

Proszę wiedzieć, na czym stoją: Jak wdrożyć ITSM, część 5

Upodmiotowienie jako czynnik zmieniający zasady gry: Jak wdrożyć ITSM, część 4

Wizja jako gwiazda przewodnia: Jak wdrożyć zarządzanie usługami, część 3

Wiodąca koalicja: Jak wdrożyć zarządzanie usługami, część 2

Perswazja jest wszystkim: Jak wdrożyć zarządzanie usługami, część 1